Guidare un progetto senza cruscotto è come guidare al buio: ci si muove, ma non si sa a che velocità si va né quanta strada resta. 

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Hai presente la sensazione di essere sempre un passo indietro, nonostante ore di lavoro? I progetti iniziano con entusiasmo, poi arrivano le piccole sconfitte: giorni che non tornano, budget che si assottiglia, responsabilità non chiare. È frustrante. Ma non è colpa delle persone: è colpa degli strumenti e dei processi.

Mentre leggi voglio raccontarti  come trasformare quel caos in un flusso chiaro: niente teoria, solo strumenti pratici, KPI utili e una roadmap che puoi iniziare domani.

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Perché i progetti “partono forte” e poi si complicano

Le cause ricorrenti sono poche ma potenti:

• Visibilità frammentata: dati in Excel, email e chat che non parlano tra loro.
  
  
• Raccolta ritardata: le ore reali vengono registrate settimane dopo e la verità si perde.
  
  
• Mancanza di ownership: chi è responsabile dei numeri? Nessuno lo sa con certezza.
  
  
• Nessun KPI condiviso: ogni team misura a modo suo.
  
  
• Troppa manualità: riconciliazioni e aggiornamenti sottraggono tempo al valore.
  
  

Quando si sommano, il progetto “galleggia”  e tu perdi la vista d’insieme.

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La soluzione semplice: un cruscotto che parla la tua lingua

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Mettiamo da parte le soluzioni complesse: serve un cruscotto operativo, aggiornato in tempo reale, che risponda a domande concrete:

• Dove siamo rispetto al piano?
  
  
• Qual è il consumo ore rispetto al previsto?
  
  
• Quanto abbiamo speso e quanto resta del budget?
  
  
• Quali attività sono a rischio?
  
  

Con le risposte chiare, il project manager può decidere, non rincorrere.

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La verticalizzazione Extra Tag su vtenext  cosa fa, davvero

vtenext è un CRM + BPM solido. Extra Tag ha costruito sopra vtenext una verticalizzazione per il controllo progetti che:

• centralizza giorni, risorse, materiali e costi in schede progetto strutturate;
  
  
• registra i timesheet automaticamente (desktop/mobile);
  
  
• calcola costi reali su ruoli e materiali;
  
  
• segnala scostamenti con alert configurabili;
  
  
• archivia fatture e giustificativi collegandoli alla spesa.
  
  

In pratica: tutto ciò che serve per capire “dove sei”, lo trovi in un unico posto.

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Cosa misura (e perché quei numeri contano)

Non serve “tutto”. Serve il giusto. Ecco i dati che fanno la differenza:

Per progetto / WP

• Giorni previsti vs giorni lavorati (timesheet)
  
  
• Ruoli coinvolti + costo giornaliero per ruolo
  
  
• Materiali e spese documentate
  
  
• Budget previsto vs speso
  
  
• Avanzamento % per attività
  
  

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KPI pratici

• % Avanzamento reale
  
  
• Scostamento di costo (%)
  
  
• Burn rate giornaliero (costo / giorni lavorati)
  
  
• Forecast residuo
  
  

Questi numeri trasformano opinioni in decisioni.

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Workflow pratico: dal preventivo al collaudo

Un processo semplice e ripetibile:

1. Crea progetto con WP e budget preventivato.
   
   
2. Definisci ruoli e tariffe giornaliere.
   
   
3. Pianifica attività e assegna risorse.
   
   
4. Timesheet: ogni risorsa registra il tempo (mobile/desktop).
   
   
5. Registra spese/materiali con documento allegato.
   
   
6. Cruscotti aggiornati: monitor scostamenti e alert.
   
   
7. Azione correttiva: approvazione, riallocazione, o revisione scope.
   
   
8. Chiusura con report consuntivo e lessons learned.
   
   

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Tre esempi concreti che parlano chiaro

A : Installazione arredi (piccolo cantiere)

Un fornitore monta 10 elementi: se gli installatori consumano più ore del previsto, il cruscotto segnala + alert; puoi decidere subito se aumentare squadre, ridistribuire risorse o rivedere il prezzo.

B:  Sviluppo software (progetto a sprint)

Ogni sprint ha task e test. Il collegamento tra ticket e WP mostra in tempo reale se i test stanno mangiando lo sprint,  e se il budget per il release è in pericolo.

C:  Campagna marketing con fornitori esterni

Monitori ordini fornitori, costi media e approvazioni. Quando la spesa supera la soglia, parte l’automatismo che blocca gli ordini finché non arriva l’ok.

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Caso studio dettagliato — Exeo Lab S.r.l.

Situazione iniziale
Exeo Lab gestiva progetti multipli e Work Package con budget e informazioni sparse in più file Excel. Questo generava ritardi nella riconciliazione, difficoltà a misurare lo scostamento reale e tempo perso in attività amministrative.

Obiettivo di Extra Tag
Centralizzare le informazioni in vtenext, automatizzare la raccolta dei timesheet e delle spese, creare KPI automatici per WP e generare report utili al decision-making.

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Architettura funzionale: i moduli e il loro ruolo operativo

Di seguito, ecco le funzionalità che abbiamo attivato per Exeo Lab.

1. Organizzazioni

Azioni fatte: anagrafiche clienti, partner e committenti (dati fiscali, contatti, contratti attivi).
Uso pratico: collegamento diretto tra progetto e cliente; campo per condizioni contrattuali e budget contrattuale da cui derivare le soglie di controllo.

2. Collaboratori

Azioni fatte: inserite anagrafiche delle risorse interne ed esterne (ruoli, tariffe orarie/giornaliere, competenze, contatto).
Uso pratico: base per il calcolo del costo reale del lavoro; ogni timesheet viene attribuito ad una voce di collaboratore per convertire ore → costi.

3. Voci di Budget

Azioni fatte: inserite anagrafiche delle voci previste nei progetti (es. manodopera, materiali, consulenze, travel). Ogni voce ha tipo, codice contabile e soglia di controllo.
Uso pratico: quando si crea un progetto si associano le Voci di Budget previste e i relativi valori; il sistema traccia consumi reali vs previsione per voce.

4. Progetti Candidati

Azioni fatte: create pipeline di opportunità / candidature (stadio, probabilità, risorse richieste).
Uso pratico: fase commerciale → trasforma candidature approvate in Progetti reali importando scopi e budget iniziali.

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5. Progetti

Azioni fatte: creata scheda progetto principale (descrizione, cliente, stato, date, budget complessivo). Deriva da Pianificazioni vtenext esteso con campi finanziari.
Uso pratico: cruscotto progetto con somma dei WP; punto di aggregazione per report e forecast.

6. Work Package (WP)

Cosa contiene: sottoprogetti / WP con budget dedicato, date, responsabile, indicatori previsti.
Uso pratico: unità di controllo: ogni WP ha KPI propri (ore previste, costo previsto, % avanzamento). Aggregazione per progetto.

7. Task

Azioni fatte: create attività specifiche assegnabili a risorse, con durata stimata, dipendenze e stato.
Uso pratico: collegamento diretto con timesheet: la registrazione ore può essere fatta a livello Task → WP → Progetto (tracciamento granulare).

8. Interventi

Azioni fatte: creato registro degli interventi (sopralluoghi, attività on-site) con documento collegato. Da modulo standard di vtenext, personalizzato per collegare a WP e Task.
Uso pratico: ogni intervento genera obbligo di timesheet e può innescare workflow (es. richiesta di rimborso materiale).

9. Richieste alla Direzione

Azioni fatte: autorizzazioni, richieste di modifica attività, richieste budget addizionale.
Uso pratico: workflow approvativo integrato: una richiesta di aumento budget genera una revisione del WP e un alert ai manager.

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10. Reports

Azioni fatte: report predefiniti, cruscotti Metabase collegati, export periodici.
Uso pratico: report giornalieri / settimanali / mensili per PM, CFO e Direzione; alert automatici su soglie.

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Reporting utile: i cruscotti che userai domani

Un buon dashboard risponde a poche domande. Ecco il set minimo:

• Panoramica progetto: avanzamento %, scostamento costi, top 5 task in ritardo.
  
  
• Burn chart: consumi vs previsione.
  
  
• Scostamenti per WP: tabella con previsti / reali / % scostamento.
  
  
• Alert: liste di elementi che richiedono intervento.
  
  

Questi cruscotti si traducono in azioni: approvare costi, riallocare risorse o contattare stakeholder.

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Errori frequenti (e come evitarli)

• Dati incompleti : integra timesheet, ERP e ticketing via API.
  
  
• Troppe automazioni : limita i trigger: meno è spesso meglio.
  
  
• Soglie non aggiornate : ricalibra metriche mensilmente.
  
  
• Report saturi di numeri : sintetizza: 3 KPI + drill-down.
  
  

Nomina il responsabile del dato: un PM che risponda degli alert.

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Roadmap rapida: come partire in 6 settimane

Settimana 1 — audit processi e KPI.
Settimana 2 — configurazione vtenext + verticalizzazione.
Settimana 3 — attivazione timesheet e gestione spese.
Settimana 4 — cruscotti e regole alert.
Settimana 5 — pilot su 1 progetto.
Settimana 6 — rollout e formazione.

Risultati visibili già nel pilot: meno tempo per report e migliore previsione.

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Da “navigare a vista” a guidare con un cruscotto

Progetti sotto controllo non sono un sogno: sono il frutto di scelte pratiche. Centralizzare dati, automatizzare i timesheet e visualizzare KPI chiari trasforma il modo in cui decidi. Extra Tag ha già aiutato realtà come Exeo Lab a fare questo salto: non è tecnologia fine a sé stessa, è più tempo per fare ciò che conta.

Se vuoi, possiamo:

• preparare un cruscotto demo con i tuoi dati;
  
  
• mostrarti la roadmap personalizzata in una call;
  
  
• Pianificare una demo con esempi inerenti al tuo settore.

Parliamone su extratag.it

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