Un ecosistema CRM progettato per centralizzare iniziative, automatizzare workflow e migliorare il controllo operativo

Progetto sviluppato da Extra Tag in collaborazione con Meta Calabria per una realtà operante nel settore della formazione e gestione eventi.

‍

Quando il numero di iniziative cresce, aumentano anche email, fogli Excel, comunicazioni da gestire, presenze da verificare, documenti da produrre e informazioni da recuperare rapidamente.

Il problema non era fare più attività.

Il vero problema era mantenere controllo, continuità e coordinamento operativo senza disperdere dati e processi tra strumenti scollegati.

Extra Tag, in collaborazione con Meta Calabria, ha progettato un ecosistema CRM personalizzato basato su vtenext capace di trasformare attività frammentate in workflow strutturati, automatizzati e monitorabili.

‍

Il problema iniziale

Prima della digitalizzazione, molte attività operative richiedevano controlli manuali continui.

La gestione delle iniziative coinvolgeva contemporaneamente:

prenotazioni;
partecipanti;
webinar;
presenze;
attestati;
comunicazioni;
questionari;
scadenze;
report;
enti associati;
pagamenti.

Ogni informazione viveva in punti diversi del processo.

Questo generava inevitabilmente:

rallentamenti operativi;
dispersione di informazioni;
rischio di errore;
difficoltà nel monitoraggio;
dipendenza da attività manuali.

Ad esempio:

verificare le presenze ai webinar richiedeva controlli manuali;
l’invio di promemoria dipendeva dall’operatore;
attestati e report venivano gestiti separatamente;
monitorare scadenze e pagamenti richiedeva continui incroci tra dati;
recuperare rapidamente informazioni su iniziative e partecipanti diventava dispersivo.

In pratica, il flusso operativo assomigliava più a un insieme di attività scollegate che a un sistema realmente coordinato.

E quando i processi crescono senza una struttura centralizzata, il rischio non è solo perdere tempo.

È perdere controllo.

‍

Gli obiettivi del progetto

L’obiettivo non era semplicemente installare un CRM.

L’obiettivo era costruire un’infrastruttura operativa capace di collegare dati, persone, iniziative e workflow in modo coerente.

Le priorità principali erano:

Centralizzare le informazioni

Riunire in un unico ambiente:

enti;
contatti;
iniziative;
webinar;
prenotazioni;
presenze;
documenti;
scadenze;
pagamenti.

‍

Ridurre le attività manuali

Automatizzare:

notifiche;
comunicazioni;
inviti webinar;
generazione attestati;
gestione presenze;
questionari;
report.

‍

Migliorare il controllo operativo

Avere visibilità immediata su:

stato pagamenti;
scadenze;
partecipazioni;
questionari;
avanzamento iniziative.

‍

Velocizzare il recupero delle informazioni

Consentire agli operatori di trovare rapidamente dati affidabili senza consultare strumenti differenti.

‍

Standardizzare i processi

Creare workflow chiari e replicabili per ridurre dipendenze da memoria, fogli Excel o attività manuali.

‍

La soluzione progettata da Extra Tag

Extra Tag ha progettato un ecosistema CRM personalizzato basato su:

moduli relazionati;
workflow BPM;
automazioni intelligenti;
gestione documentale;
notifiche automatiche;
processi collegati.

L’intero sistema è stato sviluppato per trasformare dati sparsi in un flusso operativo coordinato e monitorabile.

‍

Gestione centralizzata degli Enti

Il modulo Enti è stato personalizzato per monitorare:

stato associativo;
stato pagamenti;
relazioni con iniziative;
contatti collegati;
scadenze;
situazione amministrativa.

Grazie a visualizzazioni dinamiche e colorazioni automatiche, il sistema permette di identificare rapidamente situazioni critiche senza controlli manuali continui.

‍

‍

‍

Ecosistema completo per la gestione delle iniziative

È stato sviluppato un modulo “Iniziative” altamente personalizzato per gestire:

eventi in presenza;
webinar;
iniziative miste;
docenti;
strutture;
partecipanti;
giornate;
pernottamenti;
link webinar;
programmi dettagliati;
materiali informativi.

Ogni iniziativa diventa così un vero contenitore intelligente capace di coordinare automaticamente tutte le attività collegate.

‍

‍

Prenotazioni e presenze collegate automaticamente

Uno degli aspetti più delicati riguardava la gestione dei partecipanti.

Per questo è stato progettato un sistema capace di collegare automaticamente:

contatti;
prenotazioni;
iniziative;
presenze;
questionari;
attestati.

Nel caso dei webinar, il sistema:

genera automaticamente codici univoci di accesso;
sincronizza le informazioni di partecipazione;
recupera automaticamente le presenze;
converte le prenotazioni in presenze valide.

Questo riduce drasticamente doppie compilazioni, errori operativi e controlli manuali.

‍

‍

Automazioni e workflow intelligenti

Uno degli aspetti più importanti del progetto riguarda l’automazione dei processi operativi.

Tra i workflow implementati:

Promemoria automatici pre-evento

Il sistema è stato progettato per inviare email, in modo automatico o manuale (spuntando un flag), ai partecipanti prima dell’inizio dell’iniziativa.

Promemoria automatico inviato 7 gg prima

Promemoria manuale con link delle slides dell’iniziativa

Inviti automatici ai webinar

Alla creazione della prenotazione, oltre all’impostazione automatica di alcune informazioni sulla scheda personale, il partecipante riceve automaticamente:

link di registrazione;
codice personale di accesso;
informazioni dettagliate sull’evento.

Questo se si tratta di iniziative online o miste; per iniziative in presenza, è stato previsto l’invio automatico di una conferma di prenotazione al partecipante.

‍

Scarico automatico presenze webinar

Le informazioni di presenza possono essere scaricate nel CRM, in qualsiasi momento, tramite la spunta di un flag.

‍

Generazione automatica attestati PDF

Dopo il completamento dell’iniziativa, ovvero dopo la creazione della presenza:

viene inviato il questionario;
vengono raccolte le valutazioni;
viene creato automaticamente il record;
viene generato l’attestato PDF personalizzato;
il documento viene inviato via email al partecipante.

‍

Invio automatico report Docente

Il docente viene indicato nella sezione dei Soggetti partecipanti all’Iniziativa:

‍

‍

Conclusa l’iniziativa, 15 giorni dopo, viene generato automaticamente il report di valutazione Docente, ed inviato via mail al Docente dell’iniziativa.

‍

Gestione automatizzata delle presenze

È stato creato un modulo Registro Presenze, con la funzionalità di un vero e proprio registro giornaliero.

Flusso operativo:

L’utente responsabile compila le informazioni di creazione del registro al termine giornata sull’iniziativa;

‍

‍

Viene creato automaticamente il registro corrispondente, precompilato;

‍

‍

L’utente Responsabile ricontrolla le effettive presenze e ore di presenza, dopodichè imposta lo Stato su Completo;
A questo punto sulla scheda di ogni partecipante vengono aggiornate le ore effettive di presenza, per quella giornata, tramite processo e funzione custom sviluppati.

‍

‍

Conversione automatica prenotazioni → presenze

Il sistema crea automaticamente i record presenza, tramite un flag, dopo aver effettuato un controllo sulle partecipazioni valide, in base alla modalità di erogazione, e alla frequenza minima (ove prevista).

‍

‍

Gestione questionari e valutazioni

Il sistema consente anche di raccogliere:

valutazioni dei docenti;
feedback sulle giornate formative;
giudizi complessivi;
dati statistici;
segmentazioni dei partecipanti.

Tutte le informazioni vengono centralizzate nel CRM per facilitare analisi e reportistica.

‍

‍

‍

Gestione scadenze e controllo amministrativo

È stato integrato anche un sistema dedicato a:

scadenze;
notifiche automatiche;
registro contabile;
monitoraggio pagamenti;
gestione enti associati.

Il sistema invia automaticamente notifiche prima delle scadenze riducendo il rischio di dimenticanze e migliorando il controllo operativo.

‍

‍

Prima del progetto

Ogni iniziativa richiedeva continui controlli manuali.

Le informazioni erano distribuite tra email, fogli Excel, strumenti differenti e verifiche operative continue.

Le presenze ai webinar dovevano essere controllate manualmente.
Gli attestati venivano gestiti separatamente.
Scadenze, pagamenti e comunicazioni dipendevano spesso dall’attenzione delle persone.

Con l’aumentare delle iniziative, aumentava anche il rischio di dispersione, rallentamenti ed errori operativi.

Dopo il progetto

Oggi, dati, partecipanti, iniziative, webinar, presenze e documenti vivono all’interno di un ecosistema centralizzato.

Molte attività che prima richiedevano interventi manuali ora vengono gestite automaticamente:

inviti webinar;
sincronizzazione presenze;
notifiche;
attestati PDF;
questionari;
report;
controllo scadenze.

Il risultato non è soltanto una riduzione del lavoro operativo.

È una gestione più fluida, monitorabile e coordinata.

‍

Risultati ottenuti

Grazie all’ecosistema progettato da Extra Tag in collaborazione con Meta Calabria, l’organizzazione ha ottenuto:

‍

Maggiore controllo operativo

Tutte le informazioni sono centralizzate e facilmente consultabili.

Riduzione delle attività manuali

Molti processi oggi sono automatizzati.

Diminuzione del rischio di errore

Meno duplicazioni, meno passaggi manuali, meno informazioni disperse.

Gestione più veloce delle iniziative

Prenotazioni, presenze, questionari e attestati seguono workflow chiari e standardizzati.

Comunicazioni più professionali

Promemoria, notifiche e documenti vengono inviati in modo automatico e puntuale.

Decisioni più semplici

Avere dati collegati e monitorabili permette di intervenire più rapidamente e con maggiore consapevolezza.

‍

Digitalizzare un’organizzazione non significa aggiungere un nuovo software alla lista degli strumenti.

Significa progettare un ecosistema operativo in cui dati, persone, comunicazioni e processi collaborano tra loro senza creare attriti.

In questo progetto, Extra Tag e Meta Calabria hanno trasformato attività separate e manuali in un sistema coordinato, monitorabile e automatizzato.

Meno caos operativo.
Più controllo.
Più continuità.
Più capacità decisionale.

Ed è proprio qui che un CRM evoluto smette di essere un semplice archivio… e diventa una vera infrastruttura operativa.

‍

Se anche la tua organizzazione sta gestendo iniziative, dati, comunicazioni e processi tra fogli Excel, email e strumenti scollegati, Extra Tag può aiutarti a costruire un ecosistema più semplice, controllabile e intelligente.

Prenota una consulenza gratuita su:

Extra Tag

‍

Come Extra Tag e Meta Calabria hanno digitalizzato webinar, eventi e processi operativi